Hausverwaltung wechseln – So gelingt der Verwalterwechsel
Eine funktionierende Hausverwaltung ist der Schlüssel zu einer gut organisierten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Doch was tun, wenn die Verwaltung über Monate nicht reagiert, Beschlüsse ignoriert oder das Vertrauen der Eigentümergemeinschaft verloren geht?
Der Wunsch nach einem Wechsel entsteht selten über Nacht. Häufig ist er das Ergebnis langjähriger Unzufriedenheit oder struktureller Probleme in der Zusammenarbeit. Die gute Nachricht: Ein Wechsel ist möglich – und mit einem klaren, rechtssicheren Vorgehen auch professionell umsetzbar.
In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wann ein Wechsel sinnvoll ist, wie Sie die richtigen Schritte einleiten und worauf Sie bei der Auswahl einer neuen Verwaltung achten sollten.
Wann ist es Zeit für einen Wechsel der Hausverwaltung?
Nicht jede Meinungsverschiedenheit rechtfertigt gleich eine Abberufung. Aber es gibt klare Signale, dass die Zusammenarbeit nicht mehr im Sinne der Eigentümer funktioniert:
- wiederholte oder vollständige Kommunikationsverweigerung
- Abrechnungen sind fehlerhaft oder verspätet
- Beschlüsse werden nicht umgesetzt, obwohl sie rechtmäßig sind
- Mängel am Gemeinschaftseigentum werden ignoriert
- Transparenz fehlt – etwa bei Dienstleisterverträgen oder Rücklagen
- Vertrauen ist nachhaltig gestört
- Unverhältnismäßige Preiserhöhungen bei Vertragsverlängerung, ohne erkennbare Leistungssteigerung
In solchen Fällen lohnt sich ein strukturierter Blick auf die nächsten Schritte – bevor Frust, Streit oder finanzielle Schäden entstehen.
Abberufung, Vertragsende & Kündigung – was gilt wirklich?
Abberufung des Verwalters
Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter jederzeit und ohne wichtigen Grund per Mehrheitsbeschluss abberufen (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Damit endet seine Organstellung sofort bzw. zum im Beschluss genannten Zeitpunkt.
Automatisches Vertragsende nach Abberufung
Nach der Abberufung endet der Verwaltervertrag spätestens nach sechs Monaten automatisch (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Diese Übergangszeit ist gesetzlich geregelt.
Ordentliche Kündigung
Eine reguläre Kündigung ist nur möglich, wenn der Verwaltervertrag dies ausdrücklich vorsieht – z. B. mit 3–6 Monaten Frist zum Jahresende. Fehlt eine solche Klausel, bleibt nur die Abberufung mit anschließender 6-Monatsfrist.
Außerordentliche Kündigung
Bei groben Pflichtverstößen (z. B. Untätigkeit trotz Fristsetzung, Veruntreuung) ist eine fristlose Kündigung nach § 626 BGB möglich. Voraussetzung ist eine dokumentierte Pflichtverletzung und ein Eigentümerbeschluss.
In 6 Schritten zur neuen Hausverwaltung
1. Situation analysieren
Bevor konkrete Maßnahmen eingeleitet werden, sollte die Eigentümergemeinschaft die aktuelle Lage sorgfältig prüfen:
- Welche Probleme bestehen genau?
- Wie lange dauern diese schon an?
- Gab es bereits Beschwerden, Fristsetzungen oder Protokolle?
Eine sachliche Dokumentation ist die Grundlage für alle weiteren Schritte – sie hilft nicht nur intern, sondern ist im Streitfall auch rechtlich bedeutsam.
2. Vertrag prüfen
Als Nächstes lohnt sich ein Blick in den bestehenden Verwaltervertrag:
- Wie lange läuft der Vertrag noch?
- Ist eine ordentliche Kündigung möglich?
- Welche Kündigungsfristen sind vereinbart?
Falls Unsicherheit besteht, sollte ein juristischer Blick auf den Vertrag eingeholt werden – insbesondere bei Sonderregelungen oder automatischen Verlängerungsklauseln.
3. Neue Hausverwaltung finden
Parallel zur Analyse sollte die Suche nach einer geeigneten Nachfolgeverwaltung beginnen. Wichtig dabei:
- mehrere Angebote und Referenzen einholen (sie benötigen 3 Angebote zur Vorlage in der Eigentümerversammlung)
- Leistungskataloge, Preise, digitale Prozesse vergleichen
- persönliches Kennenlernen der Anbieter, optimalerweise ihm Rahmen einer Objektbegehung - das zeigt echtes Engagement und Professionalität seitens der Verwaltung
Seriöse Hausverwaltungen nehmen sich Zeit für Fragen, erklären ihre Arbeitsweise und erstellen nachvollziehbare Angebote.
4. Beschlüsse vorbereiten
Steht einer oder mehrere geeignete Kandidaten fest, müssen die entsprechenden Tagesordnungspunkte (TOP) in die Einladung zur Eigentümerversammlung aufgenommen werden. Notwendig sind in der Regel zwei Beschlüsse:
- Abberufung der aktuellen Verwaltung
- Bestellung der neuen Verwaltung und Annahme des Verwaltervertrags
Die Einladung zur Versammlung muss den Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen. Ein klar formulierter Beschlussvorschlag erhöht die Erfolgschancen und vermeidet formale Fehler.
⚠️ Wichtig: Für die Bestellung einer neuen Verwaltung sollten mindestens drei vergleichbare Angebote eingeholt und den Eigentümern vor der Beschlussfassung zugänglich gemacht werden. Nur so gilt die Auswahl in der Regel als ordnungsgemäße Verwaltung und der Beschluss ist rechtlich abgesichert.
5. Übergabe organisieren
In der Regel kümmert sich die neue Hausverwaltung um die Übergabe der Verwaltungsunterlagen vom alten Verwalter. Dabei ist eine gute Dokumentation sowie eine enge Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen vollständig übergeben werden und nichts zurückgehalten wird.
Im besten Fall wird ein ordnungsgemäßes Übergabeprotokoll erstellt – idealerweise mit Beteiligung des alten und neuen Verwalters sowie eines Beiratsmitglieds. Dabei sollten insbesondere folgende Punkte dokumentiert werden:
- vollständige Unterlagen (Verträge, Rücklagen, Abrechnungen, Versicherungen)
- aktueller Kontostand und offengelegte Forderungen
- Zugangsdaten zu digitalen Systemen (z. B. Buchhaltungssoftware, Kundenportal)
- offene Vorgänge und nicht umgesetzte Beschlüsse
6. Startphase begleiten
Nach der offiziellen Übergabe beginnt die eigentliche Zusammenarbeit mit der neuen Verwaltung. Damit sich ein vertrauensvolles Verhältnis aufbauen kann, ist es sinnvoll, die ersten Wochen und Monate aktiv zu begleiten.
Die neue Verwaltung sollte sich zu Beginn bei allen Eigentümern vorstellen – idealerweise ist dies bereits bei der Eigentümerversammlung geschehen. Das schafft Transparenz und fördert das gegenseitige Verständnis.
In der Startphase empfiehlt es sich außerdem:
- einen klaren Ansprechpartner in der Verwaltung zu benennen
- den aktuellen Stand offener Themen (z. B. beschlossene Maßnahmen) gemeinsam zu sichten
- eine kurze Eigentümerinformation zur Umstellung zu versenden
- regelmäßige Updates zu laufenden Vorgängen einzufordern
- ein erstes Zwischenfazit nach einigen Monaten zu ziehen – z. B. im Beirat oder in einer Eigentümerversammlung
Eine gute Verwaltung wird in dieser Phase proaktiv kommunizieren, Rückfragen offen beantworten und strukturiert vorgehen. Unterstützen Sie diesen Prozess durch konstruktives Feedback – so legen Sie den Grundstein für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.
Was macht eine gute Hausverwaltung aus?
Eine neue Verwaltung sollte nicht nur technisch sauber arbeiten – auch Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit und Transparenz spielen eine zentrale Rolle. Achten Sie auf:
- klare Reaktionszeiten (z. B. Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden)
- strukturierte Umsetzung von Beschlüssen
- nachvollziehbare Abrechnungen
- moderne Tools: Eigentümerportal, E-Mail-Kommunikation, digitale Archivierung
- lösungsorientierte Vorschläge statt reiner Verwaltung
👥 Beispiel aus der Praxis:
In einer WEG in München wurden wichtige Sanierungsbeschlüsse nicht umgesetzt, Abrechnungen enthielten wiederholt Fehler. Nach mehrfacher schriftlicher Aufforderung beschloss die Gemeinschaft die Abberufung. Der Vertrag endete nach sechs Monaten, in der Zeit wurde eine neue Hausverwaltung gesucht, die bereits vorab das Objekt besichtigte und sich in der Versammlung persönlich vorstellte. Ergebnis: spürbare Entlastung, bessere Kommunikation – und wieder Vertrauen in die Verwaltung.
Rechtliche & organisatorische Tipps
Einberufung auf Verlangen einer Minderheit
Wohnungseigentümer, die mehr als 25 % der Stimmanteile (häufig gerechnet Miteigentumsanteilen) repräsentieren, können den Verwalter schriftlich auffordern, eine Eigentümerversammlung einzuberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Reagiert der Verwalter nicht, kann zunächst der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats (oder sein Stellvertreter) die Versammlung einberufen.
Abberufung und Neubestellung – einfache Mehrheit genügt
Über die Abberufung eines Verwalters und die Bestellung eines Nachfolgers entscheidet die Versammlung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen (§ 26 Abs. 1 WEG i. V. m. § 25 Abs. 1 WEG). Das umfasst auch Stimmen, die per Vollmacht oder Stimmrechtsvertreter abgegeben werden; Enthaltungen zählen nicht mit.
Fristsetzung & Abmahnung schriftlich festhalten
Für eine außerordentliche Kündigung (§ 626 BGB) sollten Pflichtverstöße vorher schriftlich abgemahnt oder mit Frist zur Abhilfe versehen werden. So lässt sich später belegen, dass der Verwaltung Gelegenheit zur Nachbesserung gegeben wurde. Formulieren Sie sachlich, nennen Sie konkrete Beschlüsse / Mängel und setzen Sie eine realistische Frist.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ein einzelner Eigentümer kündigen?
Nein, ein Wechsel muss immer von der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden.
Wann endet der Vertrag nach Abberufung?
Spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
Was kostet der Wechsel?
Meist nur geringe Kosten – aber mit großer Wirkung, wenn die neue Verwaltung professionell arbeitet.
Wie finde ich eine seriöse Hausverwaltung?
Achten Sie auf Referenzen, persönliche Beratung, transparente Unterlagen und eine Objektbegehung vorab.
Fazit: Wechsel mit Struktur und Weitblick
Ein Verwalterwechsel ist kein Schnellschuss – sondern eine gut planbare Maßnahme, um Qualität, Kommunikation und Transparenz in der Gemeinschaft zu verbessern. Wer strukturiert vorgeht, rechtssicher handelt und auf eine passende neue Verwaltung setzt, legt den Grundstein für eine zufriedenere Eigentümergemeinschaft.
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